Wydatki na jedzenie, a koszt uzyskania przychodu

Według interpelacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 roku (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK.) jako koszty uzyskania przychodu mogą zostać uznane wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych, pod warunkiem że są one przekazywane pracownikom i współpracownikom biurowym. Wśród żywności wymienionej w interpelacji są m.in.:

• woda,
• kawa,
• herbata,
• cukier,
• mleko,
• napoje,
• soki,
• ciastka,
• czekoladki,
• herbatniki,
• paluszki,
• cukierki,
• owoce,
• napoje gazowane typu coca-cola itp.

Oznacza to, że jedzenie można wrzucić w koszty prowadzenia firmy, jeśli podatnik wykaże właściwy cel zakupu. Warto pamiętać, że za koszt uzyskania przychodu nie uznaje się wszystkich wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców, w tym kosztów reprezentacji.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła dochodów. Wyjątkami od tej reguły są koszty wyszczególnione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wykaz tych wydatków oraz dodatkowe informacje na temat kosztów uzyskania przychodu znajdziesz w jednym z przewodników dla przedsiębiorców na stronie: https://firmove.pl/.
Aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, musi spełniać określone warunki, czyli:

• być poniesiony z majątku podatnika;
• mieć charakter definitywny – wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
• pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• zostać należycie udokumentowany – np. poprzez fakturę, oświadczenie, umowę bądź inny dokument, z którego wynika, że zdarzenie gospodarcze miało miejsce;
• nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w katalogu art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazujących wydatki, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, niezależnie od celu ich poniesienia.

Wydatki na zakup żywności dla pracowników i współpracowników spełniają powyższe warunki (co potwierdza także orzecznictwo). Jeśli jednak przedsiębiorca dokona zakupu artykułów spożywczych w celu przekazania ich swoim kontrahentom, będzie musiał uznać je za koszty reprezentacji.

Koszty reprezentacji – czy uprawniają do odliczeń?

W katalogu wydatków wyłączonych z prawa do odliczenia ujęte są m.in. koszty reprezentacji, czyli wydatki poniesione np. na zakup usług gastronomicznych, żywności i napojów (w tym alkoholowych).
Niestety ani ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani akt prawny odnoszący się do osób prawnych nie zawiera definicji reprezentacji. Interpretacja tych zapisów prowadzi do sporów pomiędzy przedsiębiorcami i organami podatkowymi. Jednak w orzecznictwie przyjęto, że reprezentacja to działania mające na celu poprawę wizerunku przedsiębiorstwa i utrwalenie go u innych podmiotów.