Międzynarodowy Dzień Archiwów został ogłoszony podczas XVI Międzynarodowego Kongresu, który został zorganizowany przez Międzynarodową Radę Archiwów w 2008 r. w Kuala Lumpur, w 60. rocznicę utworzenia tej instytucji, działającej pod auspicjami UNESCO. W tym roku obchodzimy 75-lecie powstania Międzynarodowej Rady Archiwów.
Członkostwo w Międzynarodowej Radzie Archiwów obejmuje cztery kategorie. "Jest to związane z wysokością opłat wnoszonych na rzecz utrzymania tej organizacji.

Międzynarodowa Rada Archiwum jest bowiem organizacją pozarządową z siedzibą w Paryżu, która utrzymuje się właśnie ze składek, a także z darowizn oraz programów grantowych" – powiedział PAP Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dr Paweł Pietrzyk.
Najważniejszą kategorię członków stanowią archiwa narodowe, co w przypadku Polski odnosi się do Archiwów Państwowych. Członkami Międzynarodowej Rady Archiwów mogą być również stowarzyszenia branżowe działające na rzecz rozwoju archiwistyki i zarządzania dokumentacją, archiwa miejskie samorządowe lub społeczne, a także osoby prywatne. "Jest to organizacja, której działalność w dużej mierze oparta jest na sieciach bardzo różnorodnych, profesjonalnych powiązań, zrzeszająca wszystkich tych, którzy są związani z archiwami i w swoich krajach zajmują się zachowaniem dziedzictwa dokumentacyjnego" – zaznaczył dr Pietrzyk.

W Polsce działa kilka kategorii archiwów, ale główną rolę odgrywa sieć Archiwów Państwowych. "Podlegają one bezpośrednio Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, który jednocześnie odpowiada za cały narodowy zasób archiwalny" – podkreślił. Archiwa Państwowe przechowują dokumenty o znaczeniu historycznym i dowodowym zarówno dla administracji państwowej i samorządowej, jak i dla obywateli.
Cały zasób Archiwów Państwowych wynosi obecnie ponad 370 km bieżących akt.
Jedną z podstawowych funkcji Archiwów Państwowych jest również kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego. "Nie czekamy biernie na to, co do nas trafi, tylko już na etapie tworzenia dokumentów w administracji państwowej i samorządowej wskazujemy na to, co może być materiałem archiwalnym" – zwrócił uwagę dr Pietrzyk.

"Archiwa Państwowe w głównej mierze dbają o przeszłość, ale są bardzo mocno osadzone w teraźniejszości po to, aby zabezpieczyć dokumenty dla przyszłych pokoleń. Są zatem instytucjami, które zapewniają ciągłość i trwanie instytucji państwa, społeczeństwa i narodu. W dokumentach, które przechowujemy, zawarta jest cała nasza historia" – wyjaśnił Pietrzyk. Archiwa Państwowa mają chociażby do odegrania ważną rolę w związku z wprowadzaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją. "Jesteśmy obecni przy tworzeniu procedur i testowaniu nowych rozwiązań. Zatwierdzamy przepisy kancelaryjne, na których podstawie odbywa się w administracji zarządzanie dokumentacją" – zaznaczył szef Archiwów Państwowych.

Państwową sieć archiwalną tworzą także takie instytucje, jak np. biblioteki, które na mocy ustawy archiwalnej również przechowują zasób historyczny. Do tej sieci należą ponadto wszystkie archiwa zakładowe, których zadaniem jest gromadzenie i ochrona materiałów archiwalnych, zanim trafią one do Archiwów Państwowych.

Kolejną kategorią są tzw. Archiwa wyodrębnione. "Najbardziej znanym przykładem tego typu archiwum jest np. Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, ale należą do niej również m.in. archiwa Prezydenta, Sejmu, Senatu, Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, a także archiwa służb specjalnych" – powiedział dr Pietrzyk.
Istnieją też archiwa prywatne, do których należą zarówno te należące do spółek lub organizacji, jak i osób prywatnych. "Archiwa są zatem bardzo zróżnicowane, a dziedzictwo archiwalne jest rozproszone po różnych instytucjach" – podkreślił Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Przed Archiwami Państwowymi stoi wiele wyzwań. Jednym z nich jest brak miejsca na przyjmowanie narodowego zasobu archiwalnego. "Na tzw. przedpolu archiwalnym w ponad 10 tys. jednostek organizacyjnych wytypowanych jako wytwarzających materiały archiwalne zgormadzonych jest ponad 700 km bieżących akt, które w kolejnych latach powinny sukcesywnie trafiać do Archiwów Państwowych. Będziemy zatem potrzebować olbrzymich przestrzeni, aby ten zasób przyjąć. W fazie konsultacji społecznych i resortowych mamy specjalny wieloletni projekt rządowy polegający na wybudowaniu pięciu nowych siedzib archiwów w różnych lokalizacjach w formule partnerstwa publiczno-prywatnego. Mam nadzieję, że w najbliższym czasie zostanie on przyjęty przez rząd i będziemy mogli przystąpić do jego realizacji" – powiedział dr Pietrzyk. "Ponadto za naszą wschodnią granicą trwa wojna. Musimy przygotować się także na różne okoliczności związane z zagrożeniem wojennym, aby móc nasze zbiory właściwie zabezpieczyć" – wskazał.

Wyzwania związane są również z elektronicznym zarządzeniem dokumentacją. "Trzeba szukać takich rozwiązań, aby jak najmniej utracić z elektronicznego dziedzictwa i abyśmy mogli je przejmować i we właściwy sposób przechowywać, a potem udostępniać jako wiarygodne źródło" – wyjaśnił Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Wiele problemów nastręcza też konserwacja dokumentacji wytworzonej w okresie PRL. Jak wyjaśnił dr Pietrzyk, "dokumenty powstawały wówczas na tzw. kwaśnym papierze, który ulega bardzo szybkiej degradacji". Wyzwaniem jest także przeprowadzenie na szeroką skalę digitalizacji zasobów.

Archiwa Państwowe z okazji Międzynarodowego Dnia Archiwów przygotowały wiele atrakcji. "Szczególną ofertę przygotowały archiwa regionalne, których mamy w Polsce trzydzieści trzy. Wśród atrakcji znajdą się pokazy dokumentów, wystawy, zwiedzanie magazynów archiwalnych i prelekcje. Można wziąć również udział w wydarzeniach on-line organizowanych przez Międzynarodową Radę Archiwów. Wszystkie te inicjatywy mają jedno zadanie: zwracać uwagę rządów i społeczeństw na to, jak ważną i odpowiedzialną rolę odgrywają archiwa i archiwiści we współczesnym świecie" – podsumował dr Pietrzyk.(PAP)